لماذا لا تكفي الفاتورة وحدها دائمًا لتحصيل الدين

قد تقوم شركة بتوريد بضائع إلى عميل بصورة منتظمة ثم تتراكم الفواتير دون سداد رغم تأكيد العميل استلام الشحنات

ومع مرور الوقت قد تواجه الشركة صعوبة في تحصيل أموالها أو إثبات قيمة المديونية إذا كانت المستندات غير مكتملة أو كان هناك خلاف حول الكميات أو الأسعار أو الجهة التي أصدرت الطلب

الفاتورة عنصر مهم في إثبات المعاملة لكنها قد تحتاج إلى مستندات أخرى توضح الطلب والتسليم وقبول البضاعة وحساب الرصيد المتبقي

ولهذا فإن تحصيل الدين يبدأ بتكوين ملف واضح يربط كل فاتورة بالطلب المقابل لها وإثبات التسليم وما تم سداده وما بقي مستحقًا

ما المستندات التي تقوي مطالبة المورد

ينبغي جمع العقود أو أوامر الشراء والفواتير وكشوف الحساب وإيصالات التحويل والمراسلات التي تثبت التعامل

كما يجب الاحتفاظ بما يثبت تسليم البضاعة مثل أذون التسليم ومحاضر الاستلام والمستندات الموقعة من العميل أو ممثليه

وإذا كان التعامل يتم بين شركتين فيجب التأكد من تحديد الاسم القانوني الصحيح للمدين وصفة الشخص الذي استلم البضاعة أو وقع على المستندات

وقد ينشأ خلاف إذا كانت الفاتورة صادرة باسم تجاري مختلف عن اسم الشركة المتعاقدة أو إذا كانت المستندات لا توضح كيفية حساب الرصيد

لذلك من الأفضل مراجعة الملف المحاسبي والقانوني معًا قبل بدء المطالبة

هل يمكن المطالبة بالدين عن طريق أمر الأداء

قد يكون أمر الأداء من الإجراءات المتاحة للمطالبة بدين تتوافر فيه الشروط القانونية اللازمة

لكن استخدام هذا الطريق لا يتوقف على وجود فاتورة فقط بل يجب فحص طبيعة الحق ومدى ثبوته بالكتابة وكونه مستحق الأداء ومحدد المقدار وفقًا للقواعد الإجرائية المنطبقة

إذا كان الدين محل نزاع جدي بشأن التسليم أو الكميات أو الأسعار أو الحساب فقد يتطلب الأمر تقييم الطريق القضائي المناسب بدل افتراض أن أمر الأداء متاح في كل حالة

ولهذا ينبغي مراجعة المستندات وتحديد طبيعة المديونية قبل اختيار الإجراء

هل تبدأ المطالبة بإنذار رسمي

قد يكون توجيه مطالبة مكتوبة أو إنذار رسمي خطوة مفيدة لإثبات مطالبة المورد وتحديد المبلغ المطلوب وبيان الفواتير المستحقة

ويجب أن يتضمن الإخطار بيانات المدين بصورة صحيحة وتفاصيل الفواتير والمبلغ وتاريخ الاستحقاق وأي مستندات تؤيد المطالبة

كما ينبغي الاحتفاظ بما يثبت إرسال الإخطار وتسلمه بحسب الوسيلة المستخدمة

وقد تتيح هذه الخطوة فرصة لتسوية النزاع دون دعوى إذا كان الخلاف متعلقًا بالتأخير في الدفع لا بإنكار أصل الدين

لكن الإنذار وحده لا يضمن تحصيل الأموال ولا يغني عن اتخاذ الإجراء القضائي المناسب إذا استمر الامتناع عن السداد

ماذا لو أنكر العميل استلام البضاعة

في هذه الحالة تصبح مستندات التسليم والمراسلات وسجلات النقل والمخازن أكثر أهمية

ويجب تحديد كل شحنة محل خلاف ومراجعة من وقع على استلامها وما إذا كان الشخص مخولًا بالاستلام وما إذا كانت هناك اعتراضات وقت التسليم

كما ينبغي فصل الفواتير التي لا خلاف عليها عن الفواتير محل النزاع لتحديد قيمة المطالبة بصورة دقيقة

وإذا كان هناك اختلاف في الحساب فقد تكون مراجعة خبير محاسبي أو فني مفيدة بحسب طبيعة النزاع

كيف تقلل مخاطر تأخر العملاء في السداد

ضع شروطًا واضحة للائتمان ومواعيد الاستحقاق وآلية تأكيد الطلب والتسليم

واحرص على مطابقة الفواتير مع أوامر الشراء وإثباتات التسليم وكشوف الحساب بصورة دورية

كما ينبغي تحديد الشخص المخول باعتماد الطلبات واستلام البضائع وتوثيق أي تعديل في الأسعار أو الكميات كتابة

وكلما كانت مستندات التعامل منتظمة أصبح من الأسهل تحديد الدين وإثباته واختيار وسيلة المطالبة المناسبة

تواصل مع مكتب أساس القانونية

مكتب أساس القانونية

الأستاذ أحمد محمد السكري المحامي بالاستئناف العالي ومجلس الدولة

الهاتف 00201099722996

البريد الإلكتروني info@asaslegalfirm.com

العنوان مكرم عبيد تقاطع مصطفى النحاس مدينة نصر القاهرة